تنطبق المعايير الواردة في هذا القسم على طلبات الترشيح لجميع فئات جائزة الإمارات للأداء الحكومي المتميز وفئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء

• ملاحظات عامة
  • لا يجوز الاستعانة بجهات خارجية في كتابة طلب المشاركة. (وسيتم إستبعاد أي طلبات مشاركة تمت كتابتها من قبل جهات خارجية).
  • سرية المعلومات الواردة في طلبات المشاركة مكفولة من قبل إدارة البرنامج ولن يتم الإطلاع عليها إلا من قبل الأشخاص المخولين بذلك.
  • تسلم جميع طلبات المشاركة في مقر إدارة برنامج الشيخ خليفة للتميز الحكومي مرفقة برسالة موجهة لإدارة برنامج الشيخ خليفة للتميز الحكومي موقعة من قبل أعلى جهة إدارية في الجهة المتقدمة. يجب أن تتضمن الرسالة سرداً لجميع فئات الجائزة التي ستشارك فيها الجهة، كما ويجب أن تشير الرسالة إلى أن جميع المعلومات المتضمنة في المستندات المقدمة هي معلومات صحيحة، وأن جميع المتطلبات والمعايير الفنية قد تمت تلبيتها.
  • في طلبات المشاركة في فئات الجائزة الرئيسية وفئات أفضل الممارسات يمكن إدراج المرفقات مع نص الإجابة، كما يمكن فصل المرفقات في صفحات منفصلة على أن لا يتجاوز عدد الصفحات الكلي العدد المحدد لكل فئة.
  • في طلبات المشاركة في فئات فرق العمل (الداخلي والمشترك) وفئات التجارب المتميزة (الإدارية والتقنية) وفئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء يجب فصل صفحات المرفقات عن صفحات الإجابة، ولا يجوز إدراج أي مرفقات داخل صفحات الإجابة.
• عدد النسخ المطلوب تسليمها

• أربع نسخ مطبوعة ومجلدة. (يرجى استخدام طريقة تجليد محكمة لأن أعضاء فريق التقييم سوف يستخدمون المستند بكثرة وبشكل متكرر).
• نسخة واحدة غير مجلدة (موضوعة في ملف بأربع حلقات).
• نسختان إلكترونيتان على قرص مدمج (على أن تكون إحداها بصيغة Acrobat(PDF) والأخرى بصيغة (Microsoft Word)).

• المعايير الفنية لطريقة كتابة طلب المشاركة:
• • اللغة: اللغة المستخدمة في كتابة طلب المشاركة هي اللغة العربية ويمكن إدراج بعض المصطلحات باللغة الإنجليزية مع وجود ترجمة لها باللغة العربية.
  • الخط: تتم كتابة طلبات الترشيح باستخدام خط (Simplified Arabic) كما يلي:
    
    • العناوين الرئيسية: حجم الخط (14)
    • العناوين الفرعية: حجم الخط (13)
    • المحتوى: حجم الخط (12)
  • أسلوب الكتابة:
    
    • في جميع الملحقات يجب أن يستخدم نفس أسلوب كتابة الأحرف المستخدمة في النص الرئيسي.
    • الكتابة في جهة واحدة فقط من أوراق طلب الترشيح.
  • حجم الصفحات: ورق A4.
  • المسافة بين الأسطر: 1.15 بوصة
  • هوامش الصفحات (Margins):
    • الهامش العلوي، الأسفل، الأيسر:0.75" بوصة
    • الهامش الأيمن: 1" بوصة
    • ترويسة الصفحة (Header) : 0.50 " بوصة
    • حاشية الصفحة (Footer) : 0.50 " بوصة
  • ترقيم الصفحات: يجب أن يتم بيان رقم الصفحة ومجموع الصفحات في يسار حاشية كل صفحة (مثال: الصفحة رقم .... من .... أو ..... / ..... )
  • ترقيم الفقرات: يجب أن يتم ترقيم الفقرات في الطلب لتتوافق مع ترقيم المعايير الرئيسية والفرعية والأنشطة التي سيتم الإجابة عنها.
    
    • مثال: 3-2-1 (النشاط الأول، المعيار الفرعي الثاني، المعيار الرئيسي الثالث)
  • يجب أن يتم إدراج إسم فئة الجائزة المشارك بها في يسار ترويسة الصفحة.
  • يجب أن يتم كتابة اسم الجهة في يمين حاشية جميع صفحات (في جميع فئات جائزة الإمارات للأداء الحكومي المتميز باستثناء فئة فريق العمل المشترك المتميز، حيث يتم كتابة اسم الفريق).
  • يجب كتابة اسم الموظف في يمين حاشية جميع صفحات طلب المشاركة في فئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء.

أولاً: الفئات الرئيسية في جائزة الإمارات للأداء الحكومي المتميز وفئات أفضل الممارسات

• عدد الصفحات:
  طلب المشاركة في فئة الجهة الحكومية المتميزة:
  • يجب أن لا يزيد عدد الصفحات لطلب المشاركة في فئة الجهة الحكومية المتميزة عن 75 صفحةً (بما فيها جميع المرفقات، الملحقات، والمستندات المرفقة، مثل الرسومات البيانية، الجداول، الصور التوضيحية، البيانات الاحصائية، الصور، الخطابات، النتائج، الطلبات، الخ..).
  • يجب أن لا تزيد المستندات المرفقة عن 30 صفحة.
  • يجوز وضع أكثر من دليل أو رسم بياني في صفحة واحدة من صفحات المرفقات.

  • الصفحات التي تزيد عن 75 صفحة المحددة لن تأخذ بعين الاعتبار.

  طلب المشاركة في فئة الإدارة الحكومية المتميزة وفئة المنطقة/المكتب الحكومي المتميز:
  • يجب أن لا يزيد عدد الصفحات لطلب المشاركة في فئة الإدارة الحكومية المتميزة وفئة المنطقة/المكتب الحكومي المتميز عن 38 صفحةً (بما فيها جميع المرفقات، الملحقات، والمستندات المرفقة، مثل الرسومات البيانية، الجداول، الصور التوضيحية، البيانات الاحصائية، الصور، الخطابات، النتائج، الطلبات، الخ..).
  • يجب أن لا تزيد المستندات المرفقة عن 15 صفحة.
  • يجوز وضع أكثر من دليل أو رسم بياني في صفحة واحدة من صفحات المرفقات.

  • الصفحات التي تزيد عن 38 صفحة المحددة لن تأخذ بعين الاعتبار.

  طلب المشاركة في فئات أفضل الممارسات (الإتصال الحكومي، إدارة الأداء، إدارة المعرفة، الإبداع)
  • يجب أن لا يزيد عدد الصفحات لطلب المشاركة في فئات أفضل الممارسات عن 40 صفحةً (بما فيها جميع المرفقات، الملحقات، والمستندات المرفقة، مثل الرسومات البيانية، الجداول، الصور التوضيحية، البيانات الاحصائية، الصور، الخطابات، النتائج، الطلبات، الخ..).
  • يجب أن لا تزيد المستندات المرفقة عن 15 صفحة.
  • يجوز وضع أكثر من دليل أو رسم بياني في صفحة واحدة من صفحات المرفقات.

  • الصفحات التي تزيد عن 40 صفحة المحددة لن تأخذ بعين الاعتبار.

مخطط مقترح لتوزيع صفحات الطلب (الفئات الرئيسية)

لتغطية متطلبات معايير الفئات الرئيسية وذلك استناداً إلى كل عنصر من عناصر النموذج. فإن المخطط المقترح هو:

يرجى العلم أن المخطط المقترح أعلاه هو للإسترشاد فقط وغير ملزم.

مخطط مقترح لتوزيع صفحات الطلب (فئات أفضل الممارسات)

لتغطية متطلبات معايير فئات أفضل الممارسات وذلك استناداً إلى كل عنصر من عناصر نموذج كل فئة. فإن المخطط المقترح هو:

يرجى العلم أن المخطط المقترح أعلاه هو للإسترشاد فقط وغير ملزم.

• هيكل الطلب:
  • صفحة الغلاف
  • جدول المحتويات.
  • مقدمة أو ملخص عام عن الجهة/الإدارة/المنطقة بحد أقصى صفحتين إلى ثلاث
  • مسرد المصطلحات.
  • صفحة الغلاف

    تحتوي صفحة الغلاف على اسم الجهة وشعارها وفئة الجائزة المشارك فيها وتاريخ التسليم كما هو مبين في النماذج المرفقة.

  • جدول المحتويات (صفحة واحدة)

    يرجى إرفاق صفحة واحدة تشمل جدول محتويات المستندات المقدمة، وتوضح أرقام الصفحات لكل جزء من أجزاء الطلب.

  • مقدمة أو ملخص عام عن الجهة/الإدارة/المنطقة (الصفحات 2- 3 )

    يتم في هذا الملخص عرض مختصر عن الجهة ويشمل النقاط الخمس الرئيسية التالية (على الأقل):

  • نبذة عامة

    حقائق حول الجهة مثل، تاريخ التأسيس، نبذة تاريخية عن الجهة وتطورها، مواقعها الجغرافية، عدد الموظفين.

  • مجال العمل

    اختصاصات الجهة والخدمات والأنشطة الرئيسية المقدمة والفئات المستفيدة/المتأثرة بأنشطة وخدمات الجهة والمناطق الجغرافية التي تدخل في نطاق عمل الجهة.

  • بيئة العمل والعلاقات الداخلية والخارجية

    الشركاء الرئيسون، العلاقة مع الفروع والمكاتب التابعة (إذا كان ذي صلة بالموضوع)، العلاقات مع الشركاء والمتعاملين، الخ...

  • مكونات الخطة الإستراتيجية

    يتم إدراج جميع مكونات الخطة الإستراتيجية في صفحة واحدة فقط على الأكثر (الرؤية، الرسالة، القيم، الأهداف الإستراتيجية).

  • الهيكل التنظيمي للجهة (في صفحة منفصلة)
    يبين الإدارات الرئيسية والفروع/المكاتب التابعة.

• يمكن إضافة الصفحات التالية إلى الطلب ولن تعتبر جزءاُ من حد الـ 75 صفحة (لطلب المشاركة في فئة الجهة الحكومية المتميزة) أو من حد الـ 38 صفحة (لطلب المشاركة في فئة الإدارة الحكومية المتميزة وفئة المنطقة/المكتب الحكومي المتميز) أو من حد الـ 40 صفحة (لطلب المشاركة في فئات أفضل الممارسات):

  أقسام الطلب:

• مسرد المصطلحات (صفحة واحدة)

  يتم في هذا المسرد شرح لجميع المصطلحات والإختصارات الوارد ذكرها في الطلب.

ثانياً: فئات التجارب المتميزة وفرق العمل وفئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء

• عدد الصفحات:
  طلب المشاركة في فئات التجارب المتميزة وفرق العمل:
  • يجب أن لا يزيد عدد الصفحات لطلب المشاركة في فئة التجارب المتميزة وفرق العمل عن 20 صفحة (بما فيها جميع المرفقات، الملحقات، والمستندات المرفقة، مثل الرسومات البيانية، الجداول، الصور التوضيحية، البيانات الاحصائية، الصور، الخطابات، النتائج، الطلبات، الخ..).
  • يجب أن لا تزيد المستندات المرفقة عن 10 صفحات.
  • يجوز وضع أكثر من دليل أو رسم بياني في صفحة واحدة من صفحات المرفقات.
  • يجب الفصل بين صفحات الإجابة وصفحات المرفقات

  • الصفحات التي تزيد عن 20 صفحة المحددة لن تأخذ بعين الاعتبار

  طلب المشاركة في فئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء:
  • يكون عدد صفحات طلب المشاركة في فئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء كالتالي:

• • يجوز وضع أكثر من دليل أو رسم بياني في صفحة واحدة من صفحات المرفقات.
  • يجب الفصل بين صفحات الإجابة وصفحات المرفقات

  • الصفحات التي تزيد عن 14 صفحة المحددة لفئة وسام رئيس مجلس الوزراء في المجال الإشرافي أو عن 12 المحددة لباقي فئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء لن تأخذ بعين الاعتبار

• هيكل الطلب:
  • صفحة الغلاف
  • جدول المحتويات.
  • مقدمة عن الجهة/الإدارة/المنطقة بحد أقصى صفحتين إلى ثلاث صفحات كملخص عام.
  • مسرد المصطلحات.
  • صفحة الغلاف

    تحتوي صفحة الغلاف على اسم الجهة وشعارها وفئة الجائزة المشارك فيها وإسم الفريق/التجربة/الموظف وتاريخ التسليم كما هو مبين في النموذج المرفق.

  • جدول المحتويات (صفحة واحدة)

    يرجى إرفاق صفحة واحدة تشمل جدول محتويات المستندات المقدمة، وتوضح أرقام الصفحات لكل جزء من أجزاء الطلب.

  • مقدمة عن التجربة/الفريق/الموظف (صفحة واحدة)

    تتم كتابة المقدمة كملخص عام عن التجربة/الفريق/الموظف بحد أقصى صفحة واحدة

  • مسرد المصطلحات (صفحة واحدة)

    يتم في هذا المسرد شرح لجميع المصطلحات والإختصارات الوارد ذكرها في الطلب.

• يمكن إضافة الصفحات التالية إلى الطلب ولن تعتبر جزءاُ من حد الـ 20 صفحة (لطلب المشاركة في فئات فرق العمل وفئات التجارب المتميزة) أو من حد الـ 14 صفحة (لطلب المشاركة في فئة وسام رئيس مجلس الوزراء في المجال الإشرافي) أو من حد الـ 12 صفحة (لطلب المشاركة في باقي فئات أوسمة رئيس مجلس الوزراء):

  أقسام الطلب:

يمكن الإشارة إلى وثائق أو أنظمة أو أدلة عمل في سياق التقرير كإثبات لتطبيق الجهة لمتطلب معين بحيث يتم الرجوع إليها أثناء الزيارة الميدانية

• أمثلة
  • " إستناداً إلى دليل التخطيط الإستراتيجي والذي ينص على المراجعة الدورية للخطة الإستراتيجية كل 3 سنوات..."
  • " بناءً على نظام إدارة الأداء في الهيئة يراجع مجلس الإدارة مؤشرات الأداء..."
  • " استحدثت الوزارة منهجية إدارة العمليات لتحديد المعايير التي يتم من خلالها توثيق العمليات الرئيسية والفرعية..."
• لتوضيح الترابط بين المنهجيات يمكن الإشارة في سياق التقرير إلى رقم الفقرة/المعيار التي تذكر أو تشرح نفس المنهجية أو منهجية أخرى مرتبطة بها.
• أمثلة
  • في معيار 1/1/2 " قامت القيادة بتحديد الأهداف الإستراتيجية للهيئة ووجهت كافة الأعمال نحو تحقيقها بربط كافة البرامج والأنشطة بالأهداف الإستراتيجية (أنظر المعيار2/4/1)"
  • في معيار 1/1/6 " تشجع الإدارة العليا عمليات التطوير والتعلم المستمر لكافة الوظائف القيادية والإشرافية (أنظر المعيار 3/3/3) وتعتمد لها المخصصات المالية اللازمة في الميزانية"
  • في معيار 3/5/2 "تهتم الوزارة بتوفير البيئة المناسبة والآمنة للعمل، وفي سبيل ذلك تم تطبيق معايير الأيزو 18001 لإدارة الأمن والسلامة في الوزارة (أنظر المعيار 5/5)
• يمكن إدراج رسوم بيانية أو جداول بيانات أورسوم توضيحية أو صور لمستندات/أخبار صحفية/ نماذج/تقارير وذلك للمساعدة في توضيح النص أو كإثبات لما ورد في النص. مع ضرورة ترقيم جميع هذه الأشكال برقم متسلسل وذلك لسهولة الإشارة إليها خلال النص
• أمثلة
  • " تنفذ الإدارة المالية منهجية متكاملة لإعداد الميزانية (أنظر الشكل 4)" (حيث يتم إدراج المخطط الإنسيابي للمنهجية المذكورة في الشكل رقم 4)
  • تقوم إدارة الموارد البشرية بنشر نتائج تقييم أداء الفرق على الشبكة الداخلية للهيئة (أنظر الشكل 7)" ( حيث يتم إدراج صورة لتقرير نتائج التقييم المنشور في الشكل رقم 7)
  • تقوم إدارة خدمة المتعاملين بالتعريف بالخدمات الجديدة والترويج لها عبر العديد من الوسائل منها الموقع الإلكتروني للوزارة والنشر عبر الصحف اليومية (الشكل 12) والبروشورات..." (حيث يتم إدراج صورة خبر صحفي يتم الإعلان من خلاله عن خدمة جديدة في الشكل رقم 12)
• يجب مراعاة معايير نظام التقييم (رادار) أثناء صياغة التقرير بحيث يتم توضيح المنهجيات التي تم تطبيقها وكيفية تطبيقها بشكل شمولي وكيفية مراجعتها وتطويرها وترابطها مع منهجيات أو آليات أخرى
• أمثلة
  • "قامت الهيئة بتطبيق معايير مواصفة الأيزو لإدارة البيئة14001 وذلك على جميع الإدارات والفروع التابعة للوزارة، كما تلتزم بمراجعة معايير وسياسة إدارة البيئة وتحديثها سنوياً بالتوافق مع المراجعة الإدارية السنوية ونشر التعديلات عبر وسائل النشر المعتمدة مثل المعلقات الجدارية وخلال الإجتماعات الشهرية للموظفين..."
  • "يتم رسم الإستراتيجية المالية بالتوازي مع السياسة والإستراتيجية العامة للهيئة للأعوام 2008-2010 مع مراعاة تحديث السياسة والإستراتيجية للأعوام 2011-2013 ويتم تنفيذ السياسة المالية من خلال أنظمة مالية معتمدة وأدلة عمل موثقة وفقاً لمواصفة الأيزو 9001-2000 "

• يجب مراعاة معايير نظام التقييم (رادار) أثناء صياغة التقرير بحيث يتم إدراج النتائج لثلاث سنوات على الأقل مع بيان المستهدف والمقارنات المرجعية (ما أمكن) (في الدورة الأولى للجائزة سيتم الإكتفاء بإدراج النتائج لسنتين فقط، وفي حال وجود نتائج لأكثر من سنتين فيجب إدراجها)
• يفضل إستخدام رسوم بيانية لتوضيح النتائج المطلوبة أو إستخدام جداول بيانات